Sådan gemmer du et Excel-regneark som PDF

PDF er et filformat, der viser dokumenter med et fastlagt sidelayout. Når et regneark gemmes som PDF, bliver celler, tekst og andre synlige elementer gengivet på sider, så dokumentet kan læses uden at være afhængigt af regnearksprogrammets redigeringsvisning. PDF-filen er normalt bedst egnet til visning og deling, mens regnearksfilen fortsat er den relevante udgave, hvis indholdet skal ændres.

Et regneark kan være bredere eller længere end en almindelig dokumentside. Derfor afhænger PDF-resultatet ikke kun af cellernes indhold, men også af indstillinger for udskrivning. Området, der skal med, sidestørrelse, orientering, margener og skalering har betydning for, hvor sidebruddene placeres, og hvor læsbar teksten bliver.

Forbered regnearket trin for trin

Afgræns indholdet. Find ud af, hvilke celler der skal indgå i PDF-filen. Tomme eller uvedkommende områder kan give ekstra sider, hvis de ligger inden for det område, der skal udskrives.
Kontrollér sidelayoutet. Vælg en passende papirstørrelse og afgør, om siderne skal vende lodret eller vandret. Et bredt regneark kan ofte passe bedre på en side i vandret retning, men resultatet skal stadig være læsbart.
Tilpas margener og skalering. Margener bestemmer afstanden til sidernes kanter. Skalering kan få indhold til at passe på et bestemt antal sider, men for kraftig formindskelse gør teksten lille. Det kan være bedre at lade tabellen fylde flere sider end at presse alle kolonner ind på én.
Se på sideinddelingen. Gennemgå, hvor kolonner og rækker brydes mellem sider. Kontrollér især, om overskrifter står sammen med de data, de beskriver, og om tabeller deles på en forståelig måde.
Vælg PDF som filformat. Brug programmets funktion til at gemme eller eksportere en kopi i PDF-format. Navne og placering for denne funktion kan variere mellem programmer og versioner.
Kontrollér den færdige fil. Åbn PDF-filen, og gennemgå alle sider. Se efter manglende kolonner, afskåret tekst, tomme sider og uventede sidebrud. Ret om nødvendigt layoutet i regnearket, og lav PDF-filen igen.

Hvad du bør kontrollere før deling

PDF-filen viser det udvalgte indhold, men er ikke en fuld erstatning for regnearket. Formler kan fremstå som deres beregnede resultater, og funktioner til sortering, filtrering og redigering følger ikke med som almindelige regnearksfunktioner. Hvis modtageren skal arbejde videre med dataene, bør regnearksfilen derfor også bevares.

Kontrollér desuden, at skjulte eller følsomme oplysninger ikke utilsigtet kommer med i eksporten. Gennemgå de sider, der faktisk er dannet, frem for kun at stole på visningen af regnearket. Hvis farver bruges til at skelne mellem kategorier, bør du også sikre, at indholdet er tydeligt, hvis PDF-filen udskrives uden farver.

Hvor Excel til PDF bruges

PDF-formatet bruges ofte til rapporter, oversigter og tabeller, der skal kunne læses på forskellige enheder eller udskrives med samme grundlæggende sidelayout. Det er også nyttigt, når et dokument skal deles som en færdig præsentation af data frem for som en fil, der indbyder til ændringer. Et veltilpasset sideformat gør det lettere at følge tabellerne og forstå sammenhængen mellem overskrifter og værdier.