Sådan gemmer du en PowerPoint-præsentation som PDF
En PDF er et dokumentformat, der er velegnet til at dele og læse færdige dokumenter på forskellige enheder. Når en præsentation gemmes som PDF, bliver dens dias normalt vist som sider i dokumentet. Modtageren kan typisk læse indholdet uden at have det program, præsentationen blev lavet i. PDF-formatet er især nyttigt, når udseendet skal bevares, og indholdet ikke længere skal redigeres som en præsentation.
En gemt PDF er dog ikke nødvendigvis en fuldstændig kopi af alle præsentationens funktioner. Overgange, animationer, indlejrede medier og interaktive elementer kan blive udeladt eller gengivet anderledes. Derfor er det en god idé at kontrollere dokumentet efter eksporten, især hvis diasene indeholder mere end almindelig tekst og billeder.
Forbered præsentationen
Begynd med at gennemgå præsentationen i det program, hvor den er oprettet. Kontrollér rækkefølgen af dias, stavning og placeringen af tekst og billeder. Hvis PDF-dokumentet skal indeholde noter, uddelingsark eller kun udvalgte dias, skal du tage stilling til dette, før du gemmer. Valget afhænger af, hvad modtageren skal kunne læse.
Vær også opmærksom på skrifttyper og elementer, der er indsat fra andre filer. Hvis sådanne elementer ikke understøttes eller er tilgængelige på en anden enhed, kan udseendet ændre sig. En gennemgang af præsentationen på forhånd gør det lettere at opdage problemer, inden den bliver til et færdigt dokument.
Gem som PDF trin for trin
Åbn præsentationen i det program, den er lavet i, og find programmets funktion til at gemme eller eksportere en fil.
Vælg PDF som filformat. Betegnelsen kan variere mellem programmer, men valget skal angive PDF eller eksport til PDF.
Angiv, hvilke dele der skal med. Du kan efter programmets muligheder vælge alle dias, et udvalg eller en visning med noter eller uddelingsark.
Vælg en placering og et filnavn, og gennemfør gemningen. Programmet opretter derefter et selvstændigt PDF-dokument.
Åbn PDF-filen og kontrollér siderne. Se efter manglende tekst, forskudte elementer, uklare billeder og sider i den ønskede rækkefølge.
Hvis resultatet ikke ser rigtigt ud, kan du vende tilbage til præsentationen, rette det relevante indhold og eksportere igen. Kontrollér den nye PDF efter hver ændring. Det er selve dokumentet, der skal gennemgås, fordi udseendet i præsentationsprogrammet ikke altid viser, hvordan eksporten bliver.
Hvor bruges PDF fra præsentationer?
En PDF-version bruges ofte, når dias skal sendes til læsning, vedlægges et dokument eller vises på en enhed uden præsentationsprogrammet. Formatet kan også være praktisk til udprintning, fordi siderne normalt bevarer en fast opstilling. Det gør dokumentet lettere at dele, når modtageren primært skal læse indholdet frem for at redigere det.
Behold den redigerbare præsentation, hvis der senere kan blive behov for at ændre tekst, billeder eller rækkefølge. PDF-filen fungerer bedst som en færdig udgave til visning og deling. Hvis animationer eller andre levende elementer er afgørende, bør du være opmærksom på, at de ikke nødvendigvis følger med i PDF-formatet.