Sådan gemmer du et Word-dokument som PDF

Et Word-dokument kan indeholde tekst, billeder, tabeller og formatering, som er beregnet til at kunne redigeres. En PDF er derimod et dokumentformat, der ofte bruges, når indholdet skal vises og deles med et fastlagt layout. At gemme et Word-dokument som PDF betyder derfor, at dokumentets indhold overføres til et format, hvor sidernes udseende normalt ikke ændres, blot fordi filen åbnes på en anden enhed.

Hvad er forskellen på Word og PDF?

Et Word-dokument gemmes typisk i et redigerbart format. Modtageren kan ændre teksten, flytte afsnit og tilpasse formateringen, hvis filen åbnes i et program, der understøtter formatet. En PDF er især egnet til læsning, udskrivning og deling, fordi siderne er indrettet til at bevare dokumentets udseende.

Overførslen gør ikke nødvendigvis indholdet umuligt at redigere. Særlige programmer kan ændre PDF-filer, og nogle dokumenter kan også indeholde felter eller andre funktioner. PDF bør derfor betragtes som et format, der er velegnet til at fastholde præsentationen, ikke som en garanti for, at ingen kan ændre filen.

Sådan gemmer du dokumentet som PDF

Åbn dokumentet i det tekstbehandlingsprogram, hvor det er oprettet eller kan redigeres.
Gennemgå siderne, før du gemmer. Se efter overskrifter, sideskift, tabeller, billeder og sidetal. Kontrollér også, at tekst ikke er skubbet ud over sidernes kanter.
Åbn programmets funktion til at gemme eller eksportere dokumentet i et andet filformat. Vælg PDF som format, hvis det er blandt mulighederne.
Vælg, om hele dokumentet eller kun bestemte sider skal med, hvis programmet giver mulighed for det. Kontrollér også eventuelle indstillinger for sidestørrelse og kvalitet, så de passer til formålet.
Gem PDF-filen med et tydeligt filnavn og på et sted, hvor den kan findes igen. Behold originalen i Word-format, hvis der senere skal foretages ændringer i teksten.
Åbn den gemte PDF og kontrollér resultatet side for side. Sammenlign især sidetal, linjeskift, billeder og tabeller med originalen. Hvis noget ser forkert ud, ret dokumentet og gem en ny PDF.

Hvad bør du kontrollere?

Dokumenter med skrifttyper, specialtegn eller indhold fra andre kilder kan se anderledes ud efter overførslen. En skrifttype, der ikke er tilgængelig, kan blive erstattet, og det kan påvirke linjeskift eller sideantal. Billeder med lav opløsning bliver ikke skarpere af at blive gemt som PDF. Kontrollér derfor både den visuelle gengivelse og, hvis dokumentet skal udskrives, sidernes størrelse og retning.

Hvor bruges Word til PDF?

PDF-formatet bruges ofte til rapporter, instruktioner, ansøgninger, formularer og andre dokumenter, hvor modtageren skal se en bestemt sideopsætning. Det er også praktisk, når en fil skal læses på forskellige enheder eller sendes til udskrivning. Word-formatet er typisk bedst som arbejdsfil, mens PDF ofte egner sig til den færdige version, der skal deles eller læses.